Quarentena: Como não perder o controle do seu escritório contábil

05 Abril 2020

Fomos pegos desprevenidos pelo coronavírus e toda a mudança que essa pandemia trouxe. Chegamos em um momento crítico em que a quarentena em empresas contábeis e em empresas de vários outros

segmentos, simplesmente se tornou obrigatória. Em meio a correria da época de impostos e IR, o coronavírus apareceu como uma avalanche, transformando tudo o que havíamos programado. 

Neste contexto, o home office, prática não muito utilizada no setor contábil, se fez obrigatória para dar continuidade aos trabalhos sem se expor a disseminação dos vírus. Uma realidade que mudou a maneira que esses escritórios trabalham, se comunicam e atendem seus clientes.

Em meio a toda essa mudança, a tecnologia veio com uma alternativa, para ajudar os gestores contábeis a manter o foco no que podemos controlar.

Um exemplo são os softwares de gestão online voltados para escritórios contábeis. Ferramentas capazes de permitir uma gestão centralizada das atividades contábeis, mesmo com toda a equipe trabalhando e remotamente.

E é justamente sobre isso que vamos falar abaixo. 

Informações centralizadas

Imagine, neste momento de quarentena em empresas contábeis, ter todos os documentos encaminhados pelo cliente, perdidos em uma caixa de email, muitas vezes de alguém que não é responsável por essa tarefa?

As chances desse documento se perder seriam bem grandes, você não acha?

Com um software de gestão isso não acontece, pois os toda a documentação pode ser encaminhada dentro do sistema e podem ser designadas ao responsável com um clique. Isso permite ter o controle do que foi encaminhado pelo cliente e por quem está sendo tratado.

Centralizar essas informações é essencial ainda mais quando toda a sua equipe se encontra fora do escritório.

Visão macro e consciente

Um software de gestão contábil permite que você tenha uma visão macro do trabalho de sua equipe.

Com dashboards intuitivos você consegue visualizar quais tarefas estão pendentes e quais usuários estão responsáveis por elas.

Então mesmo longe do seu escritório, todos conseguem visualizar o que precisa ser feito.

Controle de horas trabalhadas

Outro controle que você também não pode perder durante a quarentena em empresas contábeis, é o horário de trabalho dos seus colaboradores.

Em casa nós as vezes acabamos esquecendo de bater o ponto no horário correto de entrada ou prolongamos nosso expediente acarretando em várias horas de trabalho a mais por dia.

Um software de gestão contábil, permite que você restrinja o horário que seu colaborador o acessa a ferramenta.

No Gestta, por exemplo, existe um campo onde você pode determinar o horário de acesso de cada usuário.

Vamos supor que o setor contábil precise prorrogar um pouco o horário de trabalho, já que estamos em tempos de fechamento da contabilidade das empresas.  Nas configurações do Gestta você pode determinar quantas horas a mais o setor contábil poderá permanecer acessando o sistema para fechar essa empresa.  

Essa atitude inclusive resguarda seu escritório de possíveis processos trabalhistas.

Mesmo em casa, o horário de trabalho deve ser cumprido como no escritório, e com a tecnologia certa você determina quem pode excedê-lo.

Monitoramento de prazos e entregas

Em casa, seu cliente tem milhões de outras tarefas, ainda mais neste momento onde escolas foram fechadas devido ao coronavirus. Sendo assim, é natural que ele esqueça de pagar algum tributo ou obrigação acessória, acarretando multas e uma dor de cabeça desnecessária pra ele.

Com um software de gestão contábil você pode configurar cobranças de acordo com o regime tributário da empresa do seu cliente, facilitando não só o trabalho da sua equipe, mas a vida do seu cliente também. 

Vamos usar o exemplo da DAS, que seria uma das primeiras obrigações a pagar no próximo mês. Com essa configuração criada, o sistema pode encaminhar lembretes para esse cliente, seja na área do cliente, via email ou, no caso do Gestta, o lembrete pode ser encaminhado em um app personalizado direto no celular do cliente.

Essa quarentena está acontecendobem na época de pagamento de várias obrigações importantes como DEFIS, RAIS, DAS, etc. Então é importante não perder nenhum prazo, uma vez que ainda não sabemos se haverá real mudança na data de vencimento destes documentos.

Controle de produtividade do seu time

Esse momento está difícil para todos nós, mas não podemos deixar que a produtividade da nossa equipe caia.

Além de engaja-los com bate papo e reuniões online, você deve também continuar de olho nas atividades e tarefas do seu escritório. Um bom software de gestão contábil te oferece relatórios de produtividade totalmente estratégicos. É possível observar quanto tempo seu colaborador dedicou a cada atividade, por exemplo. Isso pode ser muito útil para ajudá-lo a avaliar como está sendo a produtividade do seu colaborador neste período de quarentena.

Acesso total a todos os atendimentos ao cliente

Dentro do nosso ambiente, conseguimos observar se o atendimento ao cliente sendo feito com excelência, mas no home office esse processo fica um pouco mais difícil.

Para isso um softwares de gestão contábil pode permitir que você observe como anda a comunicação cliente e colaborador.

No Gestta, por exemplo, nós temos o Gestta Messenger, uma ferramenta de comunicação integrada ao WhatsApp que permite a comunicação com o seu cliente via WhatsApp sem sair do software do Gestta.

Você e os gerentes de cada departamento do seu escritório, conseguem visualizar toda a comunicação feita através dele, designar ou transferir tarefas de um colaborador para outro e identificar possíveis falhas de interpretação do cliente ou de informação passada pelo colaborador.

Ficar atento em como essa comunicação está sendo feita em um momento de quarentena em empresas contábeis é de muita valia.

Então só pra finalizar…

Neste conteúdo falamos sobre como a tecnologia pode te ajudar a não perder o controle da sua empresa contábil durante a quarentena.

Agora resta a você pesquisar e selecionar a melhor ferramenta de gestão contábil para passar por esse momento e, mesmo após o fim da crise, continuar com a boa gestão aí no seu escritório.

Neste sentido, sabemos que somos suspeitos para falar, mas o Gestta tem diversas funcionalidades voltadas ao controle, automação e análise de tarefas, prazos e atendimentos contábeis.

Se você quiser saber sobre a nossa ferramenta, clique no botão abaixo e solicite o contato de nossos especialistas!

É gratuito, sem compromisso e estamos com condições especiais durante o período de quarentena: Solicitar contato

Enquanto isso, se cuide e, se precisar conversar, lembre-se que o Gestta possui um grupo enorme no whatsapp cheio de contadores onde você pode tirar dúvidas, conversar e passar por esse momento conturbado. Para solicitar a participação é só clicar abaixo:
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Fonte: Gestta

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