Pequenas Empresas: Principais serviços da contabilidade online

11 Mai 2020

A contabilidade online para pequenas empresas veio para preencher uma lacuna que, durante muito tempo, dificultou a gestão financeira, fiscal e tributária desse porte de negócio.

Excluídas da universo

de empresas que podiam contratar serviços contábeis de qualidade, muitas amargaram um longo período sem apoio especializado para crescer e prosperar.

Ainda assim, a valentia e obstinação do empreendedor brasileiro, em muitos casos, acabou compensando a falta do braço contábil em suas atividades.

É a nossa conhecida capacidade de improvisar que, se tem lá seus problemas, por diversas vezes, fez a diferença.

Contudo, o improviso tem que ser a exceção e não a regra, concorda?

Quando um negócio, não importa o tamanho, deixa de contar com a contabilidade para decidir, coloca-se em risco de perder o controle.

Dessa forma, a contabilidade online representa a melhor maneira de se inserir no mercado e, assim, competir em pé de igualdade com os concorrentes melhor estruturados.

Avance na leitura e saiba mais!

Contabilidade online para pequenas empresas: o que é?

Antes de mais nada, é bom que se diga que a contabilidade online para pequenas empresas cumpre exatamente o mesmo papel do contador ou de um escritório contábil tradicional.

Ou seja, cuida de tudo aquilo que é necessário para a correta gestão fiscal e tributária, contribuindo ainda para a gestão financeira do negócio – só que o faz remotamente e por meios digitais e eletrônicos.

Com o total controle dos processos contábeis, o empreendedor ganha mais autonomia e poder de decisão.

Assim, a contabilidade online surge e se desenvolve como mais uma ferramenta de trabalho ao lidar com finanças e impostos.

Para micro e pequenas empresas (MPEs), é um valioso recurso, já que torna mais acessíveis os serviços em contabilidade e, ao mesmo tempo, municia o gestor com dados que vão guiar as suas ações.

Na contabilidade online, diversas atividades passam a ser geridas na nuvem, o que permite o acesso de qualquer computador, bastando apenas fazer login.

Essa é uma de muitas vantagens que essa vertente da contabilidade apresenta.

Contabilidade online é confiável?

Ao pensar em contabilidade online para pequenas empresas, é natural que seus gestores tenham certo receio da exposição de seus dados.

Trata-se de uma preocupação legítima, afinal, o que mais se lê na internet são notícias de ataques de hackers a servidores, inclusive de órgãos poderosos, como a NASA.

Mas é importante entender que o processo de contabilidade online não é menos seguro do que aquele realizado presencialmente.

Inclusive, pode até ter um nível maior de proteção, conforme você identifica ao entender melhor seu funcionamento.

Para começar, a questão da segurança na nuvem evoluiu bastante em pouquíssimo tempo.

Assim sendo, se vale dizer que estamos expostos, também é justo apontar para a evolução nos mecanismos de blindagem online.

Resumindo, para responder mais diretamente à pergunta que abre este tópico: sim, a contabilidade online é confiável, justamente porque é a última palavra em tecnologia aplicada aos serviços contábeis.

Desde que a plataforma escolhida seja segura o bastante, as chances de um ataque ser bem-sucedido são muito remotas.

Isso sem contar que, na contabilidade tradicional, sempre há o risco de um documento importante da empresa ser extraviado ou danificado, por exemplo, o que não acontece quando os processos são digitalizados.

Por que pequenas empresas precisam de contador?

O movimento de transformação digital está em pleno curso e, nele, as empresas tendem a digitalizar cada vez mais seus processos e atividades.

Essa tendência já é realidade e se relaciona com o grau de maturidade digital da empresa.

Sobre isso, um estudo da consultoria McKinsey traz dados que impressionam.

De acordo com a pesquisa, empresas na vanguarda em termos de maturidade digitalapresentam EBITDA 5 vezes maior do que as menos amadurecidas.

EBITDA é um indicador que revela o lucro da empresa antes do desconto de juros e impostos, além de valores de depreciação e amortização.

É claro que isso se aplica também ao contexto das pequenas empresas, afinal, elas são a maioria não só no Brasil, mas em quase todos os países do mundo.

Então, as MPEs precisam sim de um contador, mas, principalmente, de se inserir para valer no movimento de digitalização.

Isso porque empresas digitais que têm apoio de contadores são muito mais efetivas na gestão de dados e na sua transformação em informação útil.

Como a contabilidade online funciona?

Não são raros os que acham que, na contabilidade online, tudo é automatizado, desde o atendimento até o próprio tratamento das finanças e impostos da empresa.

É como se tudo fosse feito por robôs virtuais.

De cara, podemos responder que essa não é a maneira de se trabalhar com serviços contábeis baseados na internet.

O que realmente acontece é o atendimento feito por um contador de verdade. Ou seja, as orientações são sempre passadas por profissionais qualificados.

A diferença fica por conta do ambiente em que isso acontece, já que, na contabilidade online, é tudo eletrônico e as atividades se concentram em uma plataforma digital.

Por exemplo, imagine que sua empresa precisa de uma cópia do Balanço Patrimonial para solicitar crédito.

Na contabilidade tradicional, isso normalmente exigiria a visita de um contador ou que você tivesse que se deslocar até o escritório.

Sendo online, nada impede que você receba o documento contábil pela internet e em poucos minutos.

Até porque uma das exigências para contratar serviços contábeis online é o certificado digital.

Uma vez recebido o documento, uma assinatura eletrônica garante sua autenticidade, permitindo que ele seja utilizado como comprovante em diversas finalidades.

Viu como é simples e prático?

Principais serviços da contabilidade online

Ok, a contabilidade online tem vantagens, mas será que todos os serviços contábeis podem ser feitos dessa forma?

Novamente, para responder de forma direta: não há nada que um escritório tradicional faça que não seja contemplado pelo braço contábil digital.

Isso inclui não só as tarefas de rotina e repetitivas, mas aquelas mais ligadas ao planejamento estratégico.

Com isso, os serviços online podem fazer toda a diferença, porque auxiliam a empresa em todos os aspectos, envolvendo atividades do dia a dia e na parte que exige mais inteligência.

Veja nos próximos tópicos que serviços são esses e como eles ajudarão sua empresa a ser mais competitiva.

Emissão de notas fiscais

Você sabe que a escrituração contábil no Brasil já é totalmente eletrônica, certo?

O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, veio para reduzir a burocracia e tornar os processos tributários mais ágeis pelo uso de plataformas online.

Por esse sistema, as notas fiscais deixaram de ser emitidas em papel, passando a ser eletrônicas.

Embora ainda existam os comprovantes físicos, hoje, o que vale mesmo são as versões digitais em formato XML.

A emissão de documentos fiscais é um dos serviços prestados pela contabilidade online para pequenas empresas.

Isso significa mais agilidade, menos risco de falha humana e, principalmente, a garantia de que seus documentos fiscais serão emitidos sem erros.

Cálculo e emissão das guias de impostos

As MPEs brasileiras, em geral, são tributadas pelo regime Simples Nacional.

Por mais que seja simplificado e facilite a vida de gestores na hora de apurar e pagar impostos, existem diversos procedimentos que devem ser observados em sua escrituração.

Um deles é o preenchimento da Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS, pelo qual se faz o recolhimento de oito impostos e tributos obrigatórios.

Veja quais são:

  • IRPJ – Imposto de Renda de Pessoa Jurídica
  • ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
  • IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
  • ISS – Imposto Sobre Serviços
  • CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
  • Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
  • CPP – Contribuição Patronal Previdenciária
  • PIS/PASEP – Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público.

Folha de pagamento dos funcionários e sócios

MPEs optantes do Simples têm na folha de pagamento um dos seus principais custos operacionais.

Como você deve saber, não são apenas os salários e benefícios que entram nessa conta, composta por uma série de encargos trabalhistas e previdenciários.

Confira na tabela abaixo quais são eles:

Férias11,11 %
Previdenciário sobre 13º / Férias / DSR7,93 %
13º Salário8,33 %
FGTS8%
FGTS/Provisão de Multa para Rescisão4%

Como se percebe, a folha de pagamento representa um peso considerável no orçamento de uma empresa.

Logo, ao cuidar desse conjunto de obrigações, a contabilidade online para pequenas empresas presta um apoio indispensável.

Isso porque, em primeiro lugar, ela garante que a empresa estará em conformidade junto aos órgãos trabalhistas e previdenciários.

Outro aspecto a ser considerado é que, com o braço contábil digital, os dados gerados a partir da folha de pagamento podem ser estruturados e servir para apoiar no processo decisório.

Isso é possível graças aos recursos eletrônicos que permitem transformar dados brutos em informação.

Entregas das obrigações acessórias

O envio das obrigações acessórias dentro dos prazos legais e na forma exigida por lei garante que a empresa não seja penalizada por omissões ou inconsistências.

Esse envio, por sua vez, também pode ser feito via contabilidade online.

No caso das MPEs optantes do Simples, temos, no mínimo, cinco obrigações acessórias a serem cumpridas:

Controle do caixa

Talvez a parte mais estratégica de todos os serviços prestados pela contabilidade online seja o controle do fluxo de caixa.

Afinal, pela leitura do seu movimento é que a empresa se mostra lucrativa ou deficitária.

Por outro lado, não basta simplesmente conferir se os saldos diários são positivos ou negativos.

Mais importante do que registrar resultados, é preciso interpretar o que diz a movimentação de recursos da empresa.

Pode ser, por exemplo, que a fonte de prejuízo esteja em hábitos nocivos, como a retirada de dinheiro indevida por parte de sócios.

Ou, ainda, que a empresa esteja perdendo oportunidades de economizar com a supressão de gastos desnecessários.

DRE

A Demonstração de Resultados do Exercício é um documento de importância estratégica, além de ser uma obrigação para empresas organizadas como Sociedades Limitadas (Ltda.) e Sociedades Anônimas (S.A.), conforme a Lei nº 11.638/07.

Em pequenas empresas, ele serve como um resumo da parte financeira e patrimonial dentro de um determinado período ou do exercício inteiro.

Custos, despesas, receitas e a evolução do patrimônio devem constar nesse documento.

Balanço Patrimonial

Já o Balanço Patrimonial consiste em um relatório contábil pelo qual a situação financeira da empresa pode ser avaliada em um dado período.

Embora traga os mesmos dados do DRE, ele é estruturado de maneira diferente.

Além disso, o BP deve ser elaborado em períodos regulares, normalmente mensais, enquanto o DRE, em geral, é emitido anualmente.

Também se diferencia por ser desmembrado em três tipos: o BP Ativo, Passivo e Balanço Patrimonial Líquido.

Vantagens da contabilidade online para pequenas empresas

Já imaginou sua empresa dependendo apenas da contabilidade tradicional para planejar e executar todas essas tarefas e obrigações que acabamos de ver?

Nesse sentido, um sistema para contabilidade online é um diferencial e tanto, já que traz evidentes ganhos em agilidade.

Tarefas e rotinas contábeis realizadas em menos tempo significam mais espaço para pensar em estratégias de crescimento, concorda?

Isso é possível não só em função da economia de tempo, mas porque, como vimos, plataformas e softwares para contabilidade online agregam inteligência de negócios.

Plataforma para contabilidade online: como escolher?

Esta é outra pergunta que vale muito.

Afinal, como escolher uma plataforma para contabilidade online, considerando que esse é um produto muito específico e que exige algum nível de conhecimento contábil?

Para facilitar sua decisão, destacamos cinco pontos de atenção que não podem ser deixados de lado:

  • Preço: tendo em vista o seu orçamento e o planejamento financeiro
  • Segurança: toda plataforma online deve operar blindada por selos de segurança e protocolos digitais atualizados
  • Qualidade: atributo que pode ser avaliado por meio de clientes já atendidos e serviços oferecidos
  • Atendimento: afinal, a contabilidade online é eletrônica, mas feita por pessoas
  • Plataforma intuitiva: não basta ser funcional para ser útil. Uma plataforma eficaz é aquela que facilita a vida de seus usuários pelo design e intuitividade.

Conclusão – Adote a contabilidade online na sua empresa

Esperamos que, a partir de agora, você consiga decidir com muito mais segurança sobre seus próximos prestadores de serviços de contabilidade online para pequenas empresas.

Em razão da importância operacional e estratégica, um parceiro contábil deve ser cuidadosamente escolhido, tomando como referência os pontos destacados anteriormente.

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