Microempreendedor: Saiba como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI

27 Mai 2020

Sabemos que a formalização de profissionais independentes foi bastante simplificada graças a invenção do regime tributário MEI.

Esse regime garante ao microempreendedor acesso a benefícios do INSS. Essa

proposta de simplicidade parece ser uma mão na roda, não é mesmo?!

Mas será que na prática isso funciona, ou o MEI possui as mesmas obrigações que as grandes empresas? Será que o microempreendedor individual precisa emitir notas fiscais, pagar tributos e declarar imposto de renda?

Para responder essas e outras dúvidas, desenvolvemos este guia para ajudar esses profissionais a entenderem suas obrigações, e esclarecer seus principais deveres junto ao fisco.

Então bora começar!

Vamos abordar os seguintes assuntos ao decorrer deste artigo:

MEI precisa emitir Nota Fiscal?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal em todas as vendas e prestações de serviços que realizar, para pessoas jurídicas de qualquer porte. Porém, fica dispensado de emitir para o consumidor final (pessoa física) exceto se o mesmo exigir.

Mesmo não sendo obrigatório em todos os casos, é extremamente recomendado que se faça a emissão do documento fiscal. Pois, além de comprovar a prestação do serviço ou venda, o lançamento de notas ainda ajuda no controle sobre o faturamento da empresa. E claro, sempre fique atento ao limite de faturamento do MEI.

A principal finalidade da nota fiscal é comprovar qualquer transação, seja ela um venda de produtos ou serviços. Além de registrar a transação, a nota ainda serve para o recolhimento de impostos e controle do faturamento do negócio.

Como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI?

Para estar apto para a emissão do documento, é necessário o fazer um cadastro da empresa no município da cidade em casos de prestação de serviços.

Caso a empresa faça venda de produtos ou mesmo transporte intermunicipal e interestadual, é preciso pedir liberação junto a Secretaria de Fazenda (SEFAZ), para a emissão de notas fiscais.

Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) é liberada pela Prefeitura de cada município.

No primeiro caso há um modelo padrão de documento e no segundo pode haver variação de acordo com a administração municipal.

Além disso, para a emissão de notas fiscais, o MEI precisa de um certificado digital para pessoa jurídica.

O certificado digital é um arquivo eletrônico que serve como uma identidade digital com uma assinatura digital, utilizado tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, e com ele é possível fazer transações online com garantia de autenticidade e maior segurança das informações.

Outro ponto importante sobre o MEI é que esse profissional não é obrigado ter um contador. Mas em seu primeiro ano tendo contato com as questões burocráticas, esse profissional tem direito a uma consultoria de um profissional contábil.

Mas claro, nem precisamos dizer sobre a importância de manter a empresa organizada, sempre registrando as entradas e saídas, contas a pagar e receber, assim como o faturamento.

Essa organização ajuda nas entrega mensais de obrigações, bem como na declaração anual do MEI (DASN).

Mas afinal, o que é e para que serve a Nota Fiscal?

A nota fiscal é um recibo que precisa ser emitido pela empresa no momento de uma transação de venda ou prestação de serviço.

Esse documento tem a função de registrar uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial, prestada por uma empresa a uma pessoa física ou para outra empresa.

Além disso, serve também para garantir que os tributos foram calculados para recolhimento ou fisco, possuindo uma função contábil e de fiscalização pelos órgãos públicos.

Conheça abaixo os tipos de Notas Fiscais existentes e para que serve cada uma delas:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Esse é o modelo mais econômico e simples para o MEI emitir nota fiscal. No geral, o microempreendedor solicita o documento à secretaria de estado da fazenda (SEFAZ) e retira já impresso.

Pode ser nota fiscal de serviço ou nota fiscal de consumidor.

Não existe uma regra para esse tipo de emissão, já que cada estado possui a sua própria regra. Para ter conhecimento de todos os procedimentos necessários para a solicitação da nota fiscal avulsa, é importante verificar junto a SEFAZ estadual.

Mas atenção: muitos estados com o intuito de acabar com a nota fiscal impressa em papel, não disponibilizam mais a opção para emissão de NFA.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Este documento é totalmente eletrônico e emitido via um software. Essa é aquela NF que normalmente os consumidores recebem ao realizar uma compra pela internet.

Para solicitar a liberação para emitir esse tipo de nota fiscal, o MEI deve solicitar à Secretaria da Fazenda e seguir o processo que cada estado exige.

Vale lembrar que ao escolher esse modelo de nota, o MEI deve pagar as mesmas taxas que outros tipos de empresas, podendo não ser muito vantajoso para o profissional.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é ideal para o MEI que não possui obrigatoriedade em emitir a NF-e. No entanto, a NFA-e é um documento fiscal legalmente constituído para fins fiscais.

Além disso, sua emissão é gratuita e emitida pelo sistema disponibilizado pela SEFAZ do estado.

Veja alguns detalhes importantes sobre a NFA-e:

  • Permite o cadastro de, no máximo, 10 produtos. Em caso de mais itens, é preciso emitir outra NFA-e;
  • Assim como acontece com a NF-e, a NFA-e também pode ser reimpressa. Caso isso seja necessário, o MEI deve solicitar junto ao Portal da Secretaria da Fazenda, utilizando seu login e senha para acesso ao sistema;
  • A impressão da NFA-e pode ser feita em papel comum A4;
  • O Cancelamento de uma NFA-e poderá ser feito de 24 a 168 horas via sistema SEFAZ;
  • Contribuintes que não são MEI, e aderiram a outro regime, não poderão emitir a NFA-e;
  • A NFA-e deve ser arquivada por 5 anos.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é aquele documento entregue para os clientes no momento da compra de produtos.

Este modelo prevê a substituição do cupom fiscal e da nota fiscal antiga, além de garantir ao consumidor a conferência das mercadorias e valores.

Esse modelo de nota também permite ao governo um melhor controle fiscal, já que as informações são passados para a receita estadual no momento da emissão do documento.

Sua maior vantagem é a possibilidade de fazer a sua impressão em qualquer modelo de impressora, barateando todo o processo.

Para fazer a emissão, é necessário ter um certificado digital, e possuir um software específico.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Microempreendedores que prestam serviços fazendo a emissão da Nota fiscal de Serviços Eletrônica.

O MEI deve solicitar uma liberação na Secretaria de Estado e da Fazenda (SEFAZ) e senha WEB para a emissão dessa nota diretamente no sistema disponibilizado gratuitamente.

Vantagens das notas fiscais eletrônicas:

  • Economia de papel, e de espaço dentro da empresa;
  • Diminui os custos com impressões, reduzindo o impacto ambiental;
  • Mais praticidade e automação no processo;
  • Menor margem de erro;

Como funciona a emissão da nota fiscal eletrônica?

Após solicitado a liberação para emissão de Notas, o MEI receberá um login e senha para poder acessar um sistema disponibilizado pela prefeitura do estado, para emissão das notas fiscais gratuitamente.

No entanto, os sistemas disponibilizados pelo SEFAZ não possuem nenhum tipo de automação com a seu negócio, isso significa que sempre que o MEI precisa emitir notas terá que preencher todas as informações necessárias dentro do sistema, para cada venda e cliente.

Porém já existem no mercado sistemas próprios para a automatização do negócio, que fazem a integração de vendas, estoque e financeiro, além de emitir vários tipos de notas fiscais de maneira mais prática e online, esse é o caso do sistema vhsys, que é muito completo e bem simples de usar.

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Fonte: VHSYS

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